Informativa sul trattamento dei dati personali
1. Titolare del trattamento
Associazione SILPA Molfetta
C.F. 93550180728
Sede legale e operativa: Via Paradiso 34, 70056 Molfetta (BA)
Email: molfetta@sindacatosilpa.it
PEC: associazionesilpa.molfetta@pec.it
Telefono: 080 6455509
2. Dati raccolti e funzioni del portale
Per appuntamenti e contatti trattiamo nome, email, telefono, categoria generale del servizio, data, ora e modalità dell’appuntamento. Nei campi liberi non devono essere inseriti documenti, credenziali, IBAN, dettagli sanitari o informazioni eccedenti.
L’accesso alle aree personali usa Google: il portale verifica identificativo dell’account, email verificata, validità dell’accesso e ruolo. Assistiti, operatori e amministratrice hanno autorizzazioni distinte. Le richieste, gli stati delle pratiche e le comunicazioni operative sono conservati nell’archivio riservato.
Dopo il primo esame dell’operatore e la conferma delle condizioni del servizio, l’area personale può ricevere PDF necessari alla pratica: ad esempio documenti identificativi, familiari, fiscali, reddituali, patrimoniali o previdenziali. Per alcune attività i documenti possono contenere dati sanitari o di appartenenza sindacale. Non inviare documenti di altre persone senza titolo a rappresentarle.
Se attivo, il modulo candidature raccoglie recapiti, presentazione, tipologia di collaborazione e curriculum PDF. Non allegare documenti di identità, certificazioni sanitarie o altri dati non necessari alla candidatura.
Per sicurezza sono inoltre trattati indirizzo IP, informazioni tecniche della richiesta, registrazioni minime delle operazioni e degli accessi ai documenti. Non viene creata una cronologia delle conversazioni AI.
3. Finalità e presupposti del trattamento
I dati ordinari sono utilizzati per organizzare appuntamenti, rispondere a richieste, gestire il servizio richiesto e le sue condizioni, aggiornare la pratica e inviare comunicazioni strettamente operative. Per queste attività trova applicazione l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; gli obblighi di legge pertinenti sono trattati ai sensi della lett. c). Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti sono perseguite, nei limiti applicabili, ai sensi della lett. f).
I dati sanitari o sindacali richiedono anche uno specifico presupposto dell’art. 9 GDPR. Non sono richiesti per la semplice prenotazione o richiesta iniziale. Prima di abilitare i PDF, un operatore deve verificare e attestare identità, mandato/delega, informativa specifica e presupposti effettivamente applicabili al servizio: ad esempio un consenso esplicito validamente raccolto, quando necessario, oppure la pertinente previsione normativa nell’ambito dell’attività autorizzata. La sola presa visione di questa informativa, l’accettazione dei cookie o la conferma dell’importo non costituiscono tale consenso.
La candidatura volontaria è esaminata per le misure precontrattuali richieste dall’interessato. Le decisioni su pratiche e candidature sono assunte da persone: il portale non decide automaticamente il diritto a prestazioni, l’esito delle pratiche o l’assunzione.
4. Accessi, documenti e operatori
L’assistito accede alle proprie richieste e ai propri documenti; il personale autorizzato opera nei limiti del ruolo e delle sedi assegnate. L’amministratrice gestisce le autorizzazioni. I PDF vengono controllati dall’antivirus prima dell’archiviazione e conservati cifrati sul server. I registri delle operazioni supportano controlli di sicurezza e tracciabilità.
La lavorazione e gli eventuali adempimenti verso enti, CAF, patronati o professionisti seguono le specifiche abilitazioni, deleghe e informative del servizio. Non vengono attivati automaticamente dalla sola richiesta online.
5. Google Calendar, accesso ed email
Google fornisce il sistema di autenticazione e, per l’account della sede, agenda ed email operative. Nel calendario sono inseriti i recapiti necessari all’appuntamento e una categoria generale, anziché il dettaglio della pratica. I PDF dell’area personale non vengono allegati alle email automatiche né caricati nel calendario.
Conferme, promemoria e aggiornamenti non contengono documenti o dettagli sanitari: invitano, quando necessario, a consultare l’area personale. L’abilitazione tecnica all’invio non implica iscrizione a newsletter o marketing. Le credenziali Google del portale restano nella configurazione privata del server.
6. Orientamento automatico e contatti esterni
Le funzioni AI a pagamento e le segreterie automatiche voce/WhatsApp sono disattivate. In questa configurazione il portale non invia richieste a OpenAI. L’eventuale orientamento mostrato è generale e non sostituisce un operatore. Una futura attivazione con nuovi fornitori o trattamenti richiederà un aggiornamento dell’informativa prima dell’uso.
I collegamenti a WhatsApp e ai social aprono servizi esterni su iniziativa dell’utente, soggetti alle rispettive informative. Non inviare documenti riservati tramite tali canali: concordare con l’operatore il canale appropriato.
7. Fornitori e trasferimenti
L’infrastruttura del portale è ospitata su netcup. Aruba gestisce dominio, DNS e i servizi di posta eventualmente attivati sul dominio. Google fornisce autenticazione, Calendar, Gmail e le risorse tipografiche Google Fonts. Alcune pagine caricano le icone Font Awesome tramite cdnjs, distribuito da Cloudflare: la richiesta tecnica può comunicare indirizzo IP e informazioni del browser anche senza cookie pubblicitari. I collegamenti social sono semplici link, senza widget incorporati.
Il Titolare disciplina i rapporti con i fornitori in base ai ruoli effettivi, agli accordi applicabili e, quando richiesto, all’art. 28 GDPR. Per eventuali accessi o trattamenti fuori dallo Spazio Economico Europeo devono essere verificate le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR e le condizioni dei singoli servizi. Informazioni sui fornitori e sulle garanzie applicabili possono essere richieste ai recapiti del Titolare.
Il backup esterno non è ancora attivo. Non vengono trasferiti documenti a un archivio remoto non configurato; fornitore e ciclo di conservazione saranno indicati prima dell’attivazione.
8. Conservazione e cancellazione
Le informazioni relative alla semplice prenotazione sono riesaminate dalla struttura e conservate di regola non oltre 12 mesi dalla data dell’appuntamento, salvo specifici obblighi o necessità documentate di tutela dei diritti.
Le copie operative delle pratiche concluse o non accolte e dei relativi PDF hanno un termine di 365 giorni dall’ultimo aggiornamento. La cancellazione richiede l’anteprima e la conferma dell’amministratrice, previa verifica degli obblighi e dell’eventuale trasferimento nell’archivio professionale. Le pratiche aperte sono soggette a verifica periodica. Il portale non sostituisce i termini obbligatori dell’archivio fiscale, previdenziale o professionale.
Quando abilitati, i curriculum sono riesaminati entro 180 giorni dall’invio. I dati della coda delle notifiche sono conservati per 30 giorni dalla creazione e i registri minimi delle operazioni per 365 giorni, secondo le procedure di verifica e cancellazione della struttura. La coda tecnica è distinta dalla posta Gmail della sede, riesaminata in relazione agli appuntamenti e agli obblighi del servizio.
Le copie di sicurezza possono trattenere versioni precedenti fino alla scadenza del loro ciclo; prima dell’attivazione sarà pubblicata la durata effettiva. In caso di ripristino devono essere applicate nuovamente le cancellazioni già accolte.
9. Destinatari e conferimento
I dati non sono diffusi pubblicamente. Possono essere trattati dal personale autorizzato, dai fornitori tecnici necessari e, per le attività richieste e regolarmente conferite, dagli enti o professionisti competenti secondo le informative specifiche. I dati indicati come necessari servono alla prenotazione, all’accesso o al servizio richiesto: senza di essi la relativa funzione non può essere erogata. I dati facoltativi possono essere omessi. Per canali alternativi o assistenza è possibile contattare la struttura.
10. Diritti e richieste
È possibile esercitare, quando applicabili, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità ai sensi degli artt. 15-22 GDPR. Gli eventuali consensi possono essere revocati senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato; la revoca può impedire la prosecuzione delle attività che richiedono quei dati, ferma la conservazione imposta dalla legge.
Scrivere a molfetta@sindacatosilpa.it o alla PEC associazionesilpa.molfetta@pec.it. Il Titolare verifica l’identità prima di comunicare dati riservati. È inoltre possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
11. Cookie, cache e aggiornamenti
La configurazione corrente non include Google Analytics, Meta Pixel o strumenti pubblicitari. Le preferenze sono salvate nel browser; i moduli riservati mantengono le credenziali di accesso solo in memoria e le eliminano al logout. Le PWA non archiviano PDF, risposte delle API o credenziali per l’uso offline. I dettagli sono nella Cookie Policy.
Questa informativa sarà aggiornata prima di modifiche ai trattamenti, ai fornitori o ai termini di conservazione. Versione del portale: 25 ottobre 2026.